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じっちゃん

Author:じっちゃん
翻訳家。
もとコンピュータ技術者。二足の草鞋で翻訳を始め、定年後フリーランサーに。
【趣味】
①読書:ミステリを中心に時代・歴史小説、歴史や科学などのノンフィクション
②四国遍路(2015年11月結願)
③街道歩き(現在敢行中)
④SNS(ブログ、Facebook、Line)
⑤観劇
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ビジネスメールの書き方について再確認する~『メール文章力の基本-大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』



 長い現役生活の中でビジネスメールは何千通(何万通?)と出してきたが、いまだに書き方で悩むことがある。そこで、初心に返って、指南書をひもとくことにした。

 この本はアマゾンのレビューと直感で選んだものだが、ビジネスメールに関する77の基本的なルールがコンパクトに書かれていてなかなかいい本だった。

 すでに承知しているルールが多かったが、それはそれはで再確認の意味で意義があったし、知らなかったこと・心得違いしていたこともそれなりにあって参考になった。

 以下、知っていたことも、知らなかったことも含めて、印象に残ったものをのいくつか列記しよう。

・相手の立場に立って書く
・返信は遅くとも24時間以内にする。忙しいときは、受信した旨だけでも返信する。
・件名は内容が伝わるように
・本文は「結論→理由→詳細」の順で
・ファイルを添付する場合は形式とバージョンを明記する
 ⇒相手が開けない場合を考慮して「もし添付ファイルが開けない場合はご連絡ください」と書き添える
・添付ファイルの要旨を本文に書くとよい
・事実と意見を明確に分ける
・相手に伝える必要のないこと(くどくどとした言い訳など)は書かない
・言いにくいことこそあいまいにせずはっきりと誠意をもって伝える
・返事の催促では「相手の逃げ道」を用意する
・苦情のメールは感情的にならず冷静に
・お詫びのメールではまずきちんと謝り、納得する理由と対策を書く
 ⇒理由には相手に関係のない内部事情は書かない
・回答期限は具体的に伝える。「お時間のあるときに」「いつでも結構です」はかえって失礼
・メールは原則として仕事時間中に送る。やむをえない場合はひと言お詫びや理由を添える
・1行25文字くらいで改行する

 メールの作法だけでなく、人づきあいの作法も学べることがわかる。


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COMMENT

ビジネスでなくても

参考になる本のように思いました〜

ピットママは両親の介護中はケアマネジャーさんや
看護師さんにリハビリさんなどとはメールにて連絡を
とっておりました

とても便利です
妹の施設の先生ともメールで連絡を取りたいのですが
施設では個人個人にアドレスも無く・・・・

大体がメールで連絡事項や依頼などを利用するという
習慣がまだまだ浸透していないように思います

こんなに便利なツールがあるのに〜
ボランティア活動でも、メールを活用すれば
どれだけ紙や諸々を削減でき、税金の無駄使いを
なくす貢献ができるかと思っているところです

お役所はメールを送受信しても、それをプリントアウトして
保存するような事をしている場合もあります
(ー△ー;)エッ、マジ

>本文は「結論→理由→詳細」の順で

の下りは、英語の文章構造と似てますね!
面白い!

芥川賞の本は読まれるのかしら?
読まれたら感想をお願いします
読まれたらの話です o(^ - ^)o

No title

ピットママさん

まだメールを活用していない職場ってあるんですねぇ。
(溜め息)

メールを印刷して保存?! マジっ?!
日本のお役人がどういうものかを表してますね。
保存するならデジタルで保存すればいいのに。

芥川賞は基本的に読まないです。
これまでも(発表間もないものを)読んだ記憶が
ありません。
私はエンターテインメント偏重ですから。
直木賞のものも発表後すぐに読むことは
めったにないのですが、
今回の『流』は読むかもです。
以前から注目していたの作品なので。

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